Privacyverklaring

Om zo goed mogelijk uitvoering te geven aan onze dienstverlening, verwerken wij, Activa Administratiekantoor (hierna: Activa) persoonsgegevens. Wij respecteren de privacy van iedereen die onze website bezoekt en/of gebruik maakt van onze dienstverlening. Wij dragen er zorg voor dat de (persoons)gegevens die worden verstrekt, vertrouwelijk worden behandeld en zorgvuldig worden verwerkt en beveiligd. Wij vinden het belangrijk dat je volledig geïnformeerd bent over hoe jouw persoonlijke gegevens worden verzameld en/of verwerkt. Deze informatie vind je in deze privacyverklaring. De meest recente versie hiervan vind je altijd op onze website.

Verwerken van persoonsgegevens

Bij het leveren van onze diensten, kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Denk aan je naam en adres of gegevens van een contactpersoon van een onderneming.

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de dienst die wij aan je leveren. Hieronder vind je per categorie een beschrijving.

Contact opnemen

Wanneer je onze website bezoekt, het contactformulier invult of anderszins contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • NAW-gegevens;
  • telefoonnummer/e-mailadres;
  • gegevens over je activiteiten op onze website, IP-adres, browsertype en apparaat type.

Bovenstaande gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor wij deze hebben gekregen, bijvoorbeeld:

  • om je de mogelijkheid te bieden artikelen te bestellen en gebruik te maken van alle functionaliteiten en diensten op onze website;
  • om je bestelling te verwerken en je te informeren over het verloop daarvan;
  • om je documenten toe te kunnen sturen per mail;
  • om je vragen te beantwoorden of je klachten te behandelen; en
  • om (op individueel niveau) onze website, ons assortiment en onze online dienstverlening te verbeteren. Dit doen wij op basis van: je voorkeuren, uitgevoerde markt- en klantonderzoeken en het gebruik van onze website door bezoekers.

Dienstverlening van Activa

Activa biedt een brede dienstverlening, waardoor je voor veel zaken bij ons terecht kunt. Dit betreft onder meer:

  • het samenstellen of controleren van de jaarrekening;
  • het indienen van fiscale aangiften;
  • het verzorgen van de salarisadministratie en/of financiële administratie;
  • het geven van financieel, fiscaal of juridisch advies, in de breedste zin van het woord.

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening, verwerken wij de gegevens die je hierbij aan ons verstrekt, waartoe je ons toegang verleent of die wij op een andere wijze verkrijgen van derden, zoals de Belastingdienst.

Dit kunnen, naast jouw persoonsgegevens, ook persoonsgegevens zijn van eventuele werknemers, afnemers, leveranciers of zzp’ers. Deze gegevens zijn onder meer:

  • NAW-gegevens;
  • telefoonnummer/e-mailadres;
  • geboortedatum/plaats;
  • geslacht;
  • contactgegevens en naam en functie van contactpersonen;
  • financiële gegevens;
  • salarisgegevens;
  • huwelijkse staat, gegevens partner en (eventueel) informatie over kinderen (voor zover nodig);
  • identificatiegegevens, waaronder BSN en paspoortnummer.

In voorkomende gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Het doel waarvoor we deze persoonsgegevens gebruiken leggen wij vast in de opdracht tussen Activa en jou.

Als je ons een aanvullende opdracht verstrekt, gebruiken wij hiervoor de gegevens waarover wij op grond van de oorspronkelijke opdracht al beschikken. Deze hoef je dan niet opnieuw aan te leveren. Soms volgt uit de opdracht dat een aan Activa gelieerde onderneming (een gedeelte van) de opdracht zal uitvoeren.

Als wij persoonsgegevens om andere redenen dan op jouw verzoek willen verwerken, zullen we je toestemming hiervoor vragen. Houd er rekening mee dat wij in bepaalde gevallen persoonsgegevens verwerken (bewaren) om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting en/of in verband met een gerechtelijke procedure.

Sollicitatieprocedure

Wanneer je bij Activa solliciteert, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • NAWTE-gegevens;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • foto;
  • cv en motivatie.

Bovenstaande gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor wij deze hebben gekregen, namelijk om te beoordelen of je een geschikte kandidaat voor de functie bent en om jou op de hoogte te houden van de sollicitatieprocedure. Als je ons hiervoor toestemming verleent, kunnen wij jouw gegevens voor een langere periode bewaren. Op die manier kunnen wij jou benaderen als er een leuke vacature vrij komt!

Bewaartermijnen

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de hiervoor genoemde doeleinden te realiseren. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

Verstrekking aan derden

De door jou verstrekte gegevens worden enkel aan derde partijen doorgegeven, indien dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening. Een voorbeeld hiervan is het gebruiken van software van verschillende leveranciers voor het uitvoeren van onze diensten.

Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of dat zij die zelf vastleggen en/of anderszins verwerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen op grond van de privacywetgeving zullen naleven. Wij zullen alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan. Dit houdt onder meer in dat deze derden jouw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien je hiervoor geen toestemming hebt gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, om er zeker van te zijn dat goed met je gegevens wordt omgegaan.

Beveiliging van je gegevens

Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van persoonsgegevens die wij ontvangen en verwerken. Wij houden hierbij rekening met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij zorgen ervoor dat eventuele verwerkers ook de nodige beveiligingsmaatregelen hanteren.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Indien je hier prijs op stelt, lichten wij je graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Jouw rechten

Het is mogelijk dat je wilt weten of Activa persoonsgegevens van jou verwerkt. Je kunt hiervoor schriftelijk een verzoek indienen, waarna wij je binnen vier weken informeren of dit het geval is. Als Activa inderdaad jouw persoonsgegevens verwerkt, ontvang je tevens een overzicht welke gegevens dit betreft en een beschrijving van het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt.

Je kunt eventueel een verzoek indienen voor het verbeteren, aanvullen, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens. Binnen vier weken na je verzoek informeren wij je of dit verzoek kan worden geaccepteerd. Bij goedkeuring voeren wij je verzoek zo spoedig mogelijk uit. Wij kunnen niet altijd gehoor geven aan een verzoek om gegevens te verwijderen. Op grond van wet- en regelgeving dienen wij bepaalde informatie namelijk (langer) te bewaren. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, zullen we je dat toelichten.

Houd er rekening mee dat wij bepaalde diensten niet meer kunnen verlenen indien je ons verzoekt om (sommige) persoonsgegevens te verwijderen of niet meer te delen met derden.

Wijzigingen

Activa houdt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring overeenkomstig geldende wet- en regelgeving. Controleer daarom deze webpagina van tijd tot tijd om te zien of er veranderingen zijn opgetreden.

Klachten

Als je klachten over de verwerking van je persoonsgegevens hebt, kun je deze uiteraard schriftelijk aan ons voorleggen zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Dit laat onverlet dat de privacywetgeving je het recht biedt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Vragen?

Heb je nog vragen, wil je een verzoek indienen of wil je meer informatie naar aanleiding van deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op via het contactformulier.